管理一个不断增长的笔记库，尤其当笔记数量超过 10000 条时，可能让人感到压力巨大。但实际上，我们在管理笔记系统时，有一个很明确的目标：用尽可能少的时间和精力来记录和管理笔记，并在最大程度上提高这些笔记被重新发现的概率和效率。根本上，你的笔记系统应该服务于你的任务、项目和目标；笔记系统本身的打造从来都不是目的。我们应该时刻切忌本末倒置。
幸运的是，虽然我们对笔记库的发展完全无法预知，但我们也没有必要去预知。我们只需要用一个合适的方法来管理它，之后就可以让它自然生长。这其实也是一个比较奇妙的体验。那么，具体我们应该怎么做呢？
牢记目标
在介绍具体策略之前，我想先强调一个原则：笔记管理的策略只是工具，就像笔记系统本身一样。你最终的目标还是完成工作和生活中的具体任务和项目、实现你的目标。也就是说，你的笔记系统应该服务于这些。因此，你的笔记系统应该简单且易维护，而不应该占用过多时间和精力。毕竟，花费过多的时间和精力去构建和维护一个复杂、但极其消耗意志力的系统显然是本末倒置的。
之前我分享过文件夹、标签和链接的使用方法，以及如何利用它们来发现想要的笔记。现在，我想分享如何利用文件夹、标签、链接和冗余等特性来建立一个灵活且可靠的笔记管理系统，而且这个系统不会消耗你很多时间和精力。相反，它能够成为你可靠的伙伴，为你将来高效检索笔记、找到想要的想法打下良好的基础。
文件夹策略：简单愉悦
结构特性
文件夹不仅仅是放置笔记的容器，它实际上提供了一个比较直观的起点。它能够让你大致分类笔记，让你直观地看到每个文件夹中大致包含什么样的内容。比如，当前你关注工作、生活、个人成长等方面；那么，你就可以把这些作为你的主要文件夹，这样能够一目了然地知道你的笔记系统是为什么服务的、你所关注的有哪些方面。当然，我们还需要设置一些辅助性的文件夹。比如，模板可以为你的笔记创建和整理提供很大的便利；比如，每日笔记可以记录一些零散的内容；比如参考资料、图片等附件也可以有单独的文件夹。这些辅助文件夹可以为你所关注的重点内容提供支撑。
对于文件夹的层级结构、颗粒度等方面，我不建议在这些方面花费过多的时间和精力进行过于精细的设计。最主要的原因有以下几个方面。首先，假如你的文件夹颗粒度特别细，那么将来想要把一个笔记移动到对应文件夹时，可能会遇到的问题就是：“我应该把它放到哪个文件夹中？”如果出现了这样的问题，也就意味着它已经给你管理笔记带来了一些障碍。其次，你的笔记库中的笔记主题如何发展是无法预测的，就像后面所讨论的那样。那么，为你的笔记系统设计一个比较精细、颗粒度较小的文件夹和层级结构又有什么意义呢？假如这样做，就相当于你事先想要预测你笔记的主题和特性，然后将后来的笔记放入所设计的文件夹中。这显然和笔记库的特性背道而驰，也是不太可能实现的。
当然，并不是说你不应该对文件夹采取任何层级结构，你总是可以在需要的时候再为它添加一个子文件夹。例如，如果你看到某个文件夹中的笔记已经积攒了几十个；并且你发现不容易在文件夹中看到不同的笔记类别，也不容易找到想要的笔记；或许，你还会意识到这些笔记的主题可能比较分散。这时，你可以根据需要创建一些子文件夹，然后把对应的笔记放到相应的文件夹中。这与预先设计主题显然是不同的，因为你并没有尝试去预测未来会需要什么样的文件夹，你只是顺应需求创建了那些文件夹而已。此外，随需创建文件夹不会导致你提前浪费过多的时间和精力，因为你知道当前需要创建哪些文件夹。相反，如果提前设计一些文件夹，后来发现笔记主题的发展完全不符合预期的设计，岂不是白费功夫？
外观设计
我个人比较喜欢的一个技巧是在文件夹的名称中添加数字前缀 （比如，100-工作、200-生活）。实际上，不仅在我的 Obsidian 中，在存储参考资料的系统中，比如，系统文件夹、Zotero 等，我也使用类似的文件夹命名方式。使用这种文件夹命名方式的一个显著优点是，当你对文件夹按字母排序时，重要的文件夹会自动排在前面，从而突出重点内容。相反，辅助性文件夹会排在后面。每当看到这些文件夹时，你就能够一目了然地知道哪些是重要的、哪些是不重要的。
这里还想补充的一点是，在不同的工具中设置大致相同的文件夹结构也能够减轻认知负担。这样在每次切换到不同的工具时，就不必以不同的方式来查看对应的文件夹。假如你在使用不同的工具时遇到过这样的问题，那么或许这是其中一个原因。
视觉上的调整，比如为文件夹添加 Emoji 图标，也能大大提升使用体验。最近，在多年使用普通文件夹名称后，我开始使用 Obsidian 中的 Iconize 插件为文件夹添加了有意义的 Emoji 符号。例如，我为每日笔记选择了日历图标，代表规律与常规性；我为 Topic Inbox 选择了一个发芽的种子图标，象征想法逐步成长，并最终服务于我们的项目和目标。这些细微的视觉设计意外地增加了我访问笔记时的愉悦感和动力。当然，需要注意的是，任何视觉、结构或者格式方面的优化，都应该与你的核心目标保持平衡。过度追求形式主义可能会分散你的工作精力。
缓冲设计
此外，我还使用缓冲文件夹结构来管理笔记。就像之前的文章提到的那样，我维护两个不同的笔记库：一个主要用于手机，一个主要用于电脑。在手机上捕捉的初始想法通常存放于手机库的缓冲文件夹中。稍后在电脑端，我会优先整理重要笔记，将不太重要的笔记留在手机库里。根据个人经验，这种方法非常高效：重要笔记显而易见，不太重要的笔记仍然可以在将来通过关键词搜索获取；避免了信息丢失，也无需过度耗费精力。这个方法的核心在于，并非每个瞬间的想法都需要立即分类，甚至有些不需要处理；而可以通过缓冲文件夹设计和你的需求协作筛选核心和边缘想法。
标签策略：少即是多
标签能够有效地把笔记内容分割为更加细分的主题，尤其是内容比较长的笔记。比如，一段文字可能讨论了一个或多个主题，这时就可以为这段文字添加对应的标签。但是，假如过度使用标签，可能会给你的笔记系统带来混乱和管理上的困难。假设你为一个笔记添加了很多标签，而假如你的笔记库中有 10000 条笔记，那么整个笔记库中的标签数量可想而知。这可能导致你根本无法记起到底使用过哪些标签；即便你能通过标签面板或者其他方式列出所使用过的标签，是否真正能够通过合适的标签组合找到对应的笔记，这又是一个值得考虑的问题。其实，这也是为什么我最近开发 Tag Index 这个 Obsidian 插件的原因，因为它能帮助你聚焦重要的标签。
谨慎创建
我的建议是应该谨慎创建新的标签，而应该尽可能地使用已有的标签。比如，当你在笔记窗口中想要创建标签时，输入一个关键词后，Obsidian 会为你提示以前创建过的相关标签。这个关键词可能出现在标签的开头、中间或者末尾，这样你就可以选择之前创建的标签，而不必完全创建一个新的标签。此外，还有一个推荐的策略是，我们可以尽量使用统一的标签命名规则。比如，在创建标签时，可以使用相同的前缀或者嵌套标签。具体来说，“工作”、“生活”、“运动”等可以作为标签的前缀，然后添加不同的关键词。这样构成的标签系统在按名称排序时能够自动汇集在一起，简化标签管理的工作量，减轻你的认知负担。
实际上，我在最初实施笔记系统时曾尝试使用尽可能多的标签，因为当时我认为添加大量标签能够使笔记库中的主题更加多样化。然而，后来我发现，正如前面提到的，这反而使得每次想要添加标签时压力很大，也使得整个标签系统以及笔记的管理和检索变得异常复杂。其实，有时我们甚至不需要立刻创建标签。因为在生活和工作中面临其他事情时，尽管我们已经完善了当前的笔记，可能仍然没有足够的时间和精力来添加合适的标签。毕竟，完善笔记、添加标签、建立链接、维护笔记库等等，所有这些本质上都是任务。在这种情况下，我们可以在笔记的顶部创建一个提醒，告诉自己稍后可以考虑添加某些标签；具体来说，我们可以在提醒的子条目下添加几个可能考虑的标签关键词。这样既可以避免增加当下的工作量，也能减轻心理负担，免去“如果现在不添加标签，将来会忘记怎么办”的担忧。
人工智能辅助
人工智能辅助添加标签虽然诱人，但 AI 自动生成的标签未必完全符合你的个人语言和概念体系。这样，你将来可能根本不知道某个笔记中添加了哪些标签；即便你点击一个标签，可以找到多个对应的笔记，但你可能也完全不知道那些笔记是关于什么的、这些标签又为什么能代表那些笔记。反过来，亲自参与标签添加过程，不仅能提高其所代表主题的准确性，还能加强你对标签所在笔记的理解和个人联系；而这些都有助于使标签真正发挥它们的作用：帮助你在需要的时候找到对应的笔记。
当然你可能会说，我一开始利用人工智能工具为笔记添加很多标签，即便我现在无法记得它们，也不知道它们所代表的含义，但将来我需要的时候再去回顾那些标签，然后审视它们的含义不就可以了吗？这的确也是一种可能的处理方式。但就像前面提到的那样，没有及时用自己的语言体系添加标签，就少了一个加深理解笔记内容的过程。那么在未来，可能也会失去对一些笔记内容的理解，更无法在这个过程中基于你的理解和已有的笔记建立联系。此外，假如用那种方式添加标签，可能会容易为笔记添加过多的标签，而这本身可能又是一个问题，就像前面说的那样。
又或者，你可能觉得，假如就像前面提到的那样仅仅添加少数几个标签的话，或许人工智能工具就能发挥其优势了。但另外一方面，仅仅利用它添加少数几个标签的话，其在效率方面的优势可能反而不会很明显。因为调用工具，手动调整、审核等也需要花费时间和精力。毕竟，我们想要达到的效果是实用性，而不是华而不实；所以，对于 AI 生成的结果自然要进行人工审核和调整。并且，利用人工智能工具添加标签，无论标签数量的多少，仍然存在着前面所说的少了一个加深理解笔记内容的机会。
最后，即便将来人工智能工具进化得更加强大，可以帮我们添加符合我们语言体系的、准确的标签，或者更加强大；那也只代表人工智能理解了很多东西，并不代表我们作为记录和管理笔记的人理解了我们所记录的内容。也就是说，我们反而成为了为人工智能提供资源、为其服务、代替其执行想法的工具。
链接策略：克制和入口
笔记链接是 Zettelkasten （卡片盒）方法的基础。当你将笔记与几个相关笔记链接时，能在未来创造出意料之外的洞察路径。然而，整理笔记的早期将一个笔记尽可能多地链接到其他笔记看似有益，但随着笔记数量增长，这种做法可能就出现了问题。首先，由于笔记数量很多，不可能将一个笔记与所有相关的笔记都链接起来。其次，即便能够尽可能地将相关的笔记连接起来，这仍然会带来很大的负担和工作量，反而可能会阻碍你去链接、整理甚至记录笔记本身。再次，即便我们把一个笔记和很多笔记链接起来（甚至有些方法强调每当特定关键词出现时，都要用笔记链接的形式与过往的笔记建立关联），但我深度怀疑这种方法的作用，除了创造出一个看起来异常复杂但缺乏实用性的图谱之外。最后，即便我们想要、能够将一个笔记与其他笔记链接起来，并且和那些笔记建立这样的链接有意义，但我们是否一定要立刻将这个笔记与那些相关的笔记链接起来？我们真的需要立刻这样做吗？我们当前有足够的时间和精力去链接它们吗？建立这些链接的优先级和重要性都一样吗？我们将来在建立笔记链接时，或许可以审视一下这些方面、反问一下自己这些问题。
链接策略
现在我更倾向于策略性地创建笔记链接——专注于最直接或最近的关联。比如，我在完善一个笔记之后，可能会调整一下笔记的标题，使其更加符合笔记的主题。在这个笔记的主题所包含的关键词下，我可能立刻想到几个相关的笔记，然后我会在笔记编辑器中直接通过关键词的方式找到对应的笔记，并且将找到的笔记链接插入当前笔记。又或者，还可以通过搜索笔记标题中的关键词找到并打开相关的笔记；接着，我会大致查看一下笔记的内容，然后将找到的笔记与当前的笔记链接起来。通过这些方式，可以很方便地创建当前和找到的笔记之间的关联。还有一种情况是，我记录的当前笔记可能受到最近某些笔记的启发或者和他们关系密切。之后，我会尝试找到那个笔记，并将其链接到当前的笔记中。因为既然是最近的笔记，那可能就是最近几天或一周之类的，找到它们或许不会很费力。但假如我们仍然无法找到它们，可以通过我接下来要介绍的建立提醒的策略来应对这种情况。
需要注意的是，我们不可能建立与笔记库中所有相关笔记的关联。因此，建立直接或最近的笔记关联反而是一个比较实用的策略。而且即便如此，我们有时也无法建立与特定笔记的关联。例如，我们模糊记得某个笔记中包含特定的关键词，或者在特定日期创建，或者笔记具有其他特点等，但我们就是想不起来是哪一条笔记。这是非常正常的，因为你的工作和生活中事情繁多，笔记也很多，我们完全不需要苛责自己。
假如发生了这种情况，可以在笔记的开头创建一个任务、一个提醒，告诉自己将来可以将当前的笔记链接到某个主题或者以某种方式可以找到的笔记。这样就可以了。这样做的出发点是，链接笔记本身也是一个任务，需要花费时间和精力，而这个任务应当与我们系统中所有其他任务一起管理；毕竟，我们不能只去链接和管理笔记，而不去执行这些笔记所服务的任务本身。
而且即便有些笔记开头的提醒，你很长时间都没有按照那些提醒去建立链接、添加标签等，那也完全没问题。一个可能的原因是，你的系统中本来也有很多其他的任务和项目，其他的任务也不可能全部完成。因此，添加标签、链接笔记等任务，自然也没有必要全部去完成。而且，你选择性地忽略了一些任务，暂缓了某些任务，没有建立特定的链接、添加特定的标签等，这本身不也说明了一些问题吗？这可能意味着你的工作和生活中有其他的重心，而这些重心可能是你当前所关注的主要领域，符合你的近期或长期目标。这反而是一件好事，不是吗？ 我们需要时刻谨记，我们不能本末倒置，否则，记录和管理笔记也就失去了意义。
入口笔记
我还经常创建入口笔记（Entry Notes），用来链接项目、兴趣、个人发展等不同主题下的相关笔记。所谓的入口笔记是卡片盒笔记法中的一个概念。当你的笔记数量逐渐增多时，入口笔记就变得非常重要，因为就像它的名字所体现的那样，这些笔记起到了锚点的作用，可以作为审视你整个笔记库中主题的入口。假如将来你想查看某个主题，就可以定位到这样的入口笔记。或者，你可能依稀记得某个笔记可能存在于某个入口笔记中，此时也可以到对应的入口笔记去找相关的笔记；然后再进行后续的处理，比如，建立和其他笔记之间的链接、添加标签、链接到任务、项目等。因此，从本质上讲，入口笔记不仅起到了笔记库主题入口的作用，也便利了将来找到特定笔记的过程。
在这里想要想要强调的一点是，我们创建入口笔记也好，或者是我们整个笔记库的发展也好，他们都是无法预测的。就像我刚开始时显然无法知道我的笔记数量能够达到 10000，更不知道什么时候能够达到 10000，也不可能知道这些笔记会是关于什么主题的。卡片盒笔记法也提到，入口笔记和其对应的主题是无法规划的，因为你的笔记库不是图书馆，你也不是图书管理员。你不可能事先规划所有的东西。事实上，我们也不需要对他们进行规划。我们需要做的、我们能做的，就是根据自己的工作和生活的需要来记录笔记、管理笔记库。而至于它们能够发展到什么程度，能够引领我们到什么地方，就只能由生活来告诉我们了。 不过，这不也正是他们的神奇之处吗？虽然他们无法帮你预测未知，却能帮你应对未知，能够和你一起成长和进化。
此外，就像入口笔记和笔记库中的主题无法预测一样，即便你当前创建了一个入口笔记，它未来也不是一成不变的，未来你可能还会需要对它进行调整。比如，你可能调整入口笔记的主题或名称，因为你发现里面汇集的笔记涵盖了不同的方面；或者，你可能需要把当前的入口笔记分割为更小的入口笔记，因为你发现当前的入口笔记汇集了过多、主题比较分散的笔记。这些都是完全可能发生的。你所要做的就是跟随你的笔记库和入口笔记的发展，顺应它们，然后根据它们以及你自己的需要进行不同的操作就可以了，完全没有必要去事先规划，也不可能事先规划。一切顺其自然，反而更加轻松、有效。
冗余和可靠性
从前面的讨论可以看出来，仅仅依赖单一的方式管理笔记可能存在各种各样的问题。比如，设计过多的文件夹或层级结构可能导致笔记的归类和发现变得复杂；使用过多的标签可能不利于将来用组合标签等方式找到对应的笔记；过度地链接笔记可能会带来额外的工作量。而且，无论是文件夹、标签还是链接，对它们的滥用都可能导致工作量的增加，因为本质上他们都是任务；这会使得使用他们的初衷失去意义、适得其反。
反之，假如妥善地将文件夹、标签和链接结合在一起，看似复杂甚至冗余，但可能产生意想不到的效果。究其根本，就像 SpaceX 的火箭冗余系统保障发射成功，你的笔记系统也会因多种策略的互补而更可靠。当然，SpaceX 的冗余系统设计不可能无限度地增加冗余程度，因为那会使系统变得过于复杂、不易维护，同时也会增加成本。同样，我们笔记系统的冗余设计显然也需要遵循一定的原则。
就像前面介绍的那样，我们在组合使用文件夹、标签和链接时，每种方法都需要保持简单：
- 文件夹用于宽泛分类
- 标签少而精炼
- 优先链接清晰相关或者近期的笔记
假如采用这些原则，组合使用文件夹、标签和链接所带来的工作量和认知负担不一定比使用单一而复杂的方法大。
此外，问题的关键在于，你完全没有必要把一个笔记立刻同时用三种方式进行处理。比如，你没有必要立刻把一个笔记移动到特定文件夹中。如果这个笔记特别重要，你可以暂时把它放在根目录中，或者链接到你的看板上、Todoist 之类的提醒中；因为，这样可以凸显他们，不至于之后忘记处理他们。如果它不是很重要，就可以把它放到手机端的文件夹中，假如你是在手机端采集了这个笔记的话；这也是上面所提到的缓冲文件夹的策略。即便你没有把它放到特定文件夹中，你仍然可以用其他方式来处理这个笔记，比如，添加立刻能想到的标签、建立密切相关的链接等。而且，你还可以在笔记的开头添加提醒，告诉自己添加特定的标签、链接到特定的笔记、移动到特定的文件夹等等。
冗余设计的根本在于提高笔记系统的可靠性，但不应该以系统的复杂化为代价，更不应该耽误笔记所服务的任务、项目的执行以及最终目标的实现。这是冗余设计所强调的，也是 PTKM 系统其他特性所强调的：你的笔记系统终究是服务你的，而不是反过来；切忌本末倒置。
至于在实际应用时如何利用文件夹、标签、链接这种系统冗余设计辅助发现以往的笔记，我在之前的文章中也进行了介绍，感兴趣的读者可以点击文末的链接阅读。
结语
通过简单的文件夹层级结构、谨慎一致的标签系统，以及深思熟虑的链接方法，你能够建立起一个自我强化的笔记体系。笔记开头的文件夹、标签和链接提醒以及缓冲文件夹的设置，能够让你在想法涌现时不会不知所措；笔记系统内置的冗余性则确保即便某种方式不足，也能捕获重要联系。
最后想要强调的一点是，这里分享的是一些个人的策略。显然，你需要根据自己的需求进行个性化的调整。笔记系统的设计是否合适，检验它唯一的标准是你是否能够毫不费力地捕捉和检索你的笔记；并且审视它是否能够真正地服务于你的任务、项目和目标，而不是成为你的负担。相信在采取了合适的组织策略，并且有合适的冗余设计之后，你的笔记系统会成为一个可靠的工具，一个灵活的工具，更好地服务于你的任务、项目和目标。
