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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。
写在前面
可能是 ESTJ 本性使然，我从大学开始就很热衷于记录、整理、效率以及生产力相关的研究、书籍和讨论。我会从个人的经验出发，结合心理学、神经科学以及管理学中的多个研究结果，和大家分享一下我的时间管理方法。里面会有详细的步骤拆解，大家也可参考。
希望大家在新的一年让自己每天感到今天有所成就，有所收获，和焦虑说再见💖
原则 1：根据能量等级，而不是优先级
即使你对生产力和任务管理毫不关心，应该也听说过给任务分优先级再根据优先级高低来完成任务的时间管理方法。这个理念最著名的理论莫过于艾森豪威尔矩阵（The Eisenhower Matrix）。艾森豪威尔矩阵是一种时间管理工具，将任务按重要性和紧迫性分为四个象限：重要且紧急（立即处理）、重要但不紧急（计划执行）、紧急但不重要（委托他人）、不紧急且不重要（删除或忽略）。
以优先级为中心的管理理念被广泛采用，我个人在刚开始管理自己的工作和个人任务时也尝试采用过这个方法；但以我个人的体验来说，不推荐大家将它当作自己的主力或唯一时间管理策略使用。就我个人而言，这个方法是完全从任务出发，并且想到「紧急」「优先」这些词会容易让我引起焦虑，甚至会给我一种所有任务都很急的假象，容易让我进入身心疲惫（burnout）的状态。
而我如今采用的方法从我自身出发，通过回顾自己不同工作时段中的能量等级来制定适合做不同任务的时间块，最终将类似的任务分批放入适合的时间块来达到管理自己任务和时间的目的。接下来我会分步骤和大家讲解我现在使用的方法。
Step 1：能量等级记录
每个人工作中肯定会遇到以下 3 种类型的任务：
- 日常固定的任务，你已经非常熟悉该怎么做，并不需要动什么脑筋
- 需要参与的任务，需要你认真的接收信息，在有关于你的部分进行讨论和执行
- 耗费脑力，需要仔细分析和决策的重要任务，这些任务是否按时完成常常还会影响到他人和项目的进度
这几种类型便对应着不同的所需能量等级（Energy level），在这里我分别将它们称为 E1（驾轻就熟，基本不用额外思考）、E2（需要一定程度的精力）和 E3 （最耗费脑力）。
那么什么时候该做需要哪个能量等级的任务呢？这个答案因人而异。这里需要你选一周，在那一周的每天工作时间结束后花几分钟记录一下当天每个时间段自己的能量等级。可以用下图的格式将代表 E1 到 E3 的三种颜色填入格子中。在记录的时候，可以回想一下自己那时候注意力是否很容易就集中了，是否能进入所谓的心流状态，稳定输出和执行自己计划要做的事；还是做几分钟工作就会分心想别的，没有什么动力。
我的一周能量等级记录如下图所示。可以发现在工作时间里，我注意力最集中，最容易完成最耗费脑力的任务的时段集中在周一、周二和周五的下午。周三和周四有许多可以做需要参与和执行的任务的时间，并且在工作时间刚开始的 10 至 11 点以及 7 点前的 1 小时，我处于容易分心效率比较低的状态。
这和我的工作性质也密切相关：作为游戏策划，周一和周五是相对没有人打扰的时间，而周三和周四因为发版的缘故必定要进行许多测试、反馈和讨论的事务。
对你自己的记录进行总结后，我们便可以进行下一步。
Step 2：任务分批
现在我们需要回顾一下平时工作中会遇到的任务情况，并根据会消耗你能量的多少进行分类。比如这是我作为文案和本地化对接策划各个能量级对应的任务：
Step 3：任务填入对应时间块
在进行分类后，大家可以将接下来几天的待办任务根据完成所需能量等级安排进你的日历或待办应用的日历视图中。比如我明天需要完成的有 5 个任务，我将其列出后，分别分类为需要不同能量等级的任务，最后将它们填入了与我个人能量趋势匹配的时间块中：
要点 1：在各个任务时间块之间至少留 10 到 15 分钟的空闲时间。
这些空闲时间有以下三种用途：
- 如果你的重要任务需要更多时间，可以使用这段缓冲时间来收尾或者列出剩余部分的大纲，以便之后继续。
- 将零碎的「2 分钟任务」完成。2 分钟任务指的是那些 2 分钟内可完成的任务，比如捞一下群里需要审批或回复的信息，整理办公桌，检查邮箱或微信是否有需要回复的消息等。
- 两个任务之间调整状态，如让大脑放空，闭目养神，起身走动，吃一些零食等。
要点 2：尽量将同一类型任务聚成一批集中处理（Task Batching）
「我可以一心多用，多任务同时处理」是一个错误的认知。相反，我们是在工作之间来回切换，这个过程很像用同一台电视机收看两个不同的节目：当然，你可以快速调台，但你一次只能看一个。
脑科学研究中有一个概念叫「心理不应期」，在任务管理方面体现为当我们从一个任务马上跳到另一个任务的时候，两个规则集会在短期内产生混合。例如我从美术相关的任务突然切换成和本地化对接术语管理，那么在切换的最开始一段时间我的大脑里其实处理这两类任务的规则会混在一起，可能让我在和本地化讨论术语的时候用上向美术反馈的逻辑。任务切换还会造成「注意瞬脱」，因为我们切换时大脑的信息过滤器会需要更新，在 0.2 秒左右的时间里我们会进入感官盲区。
试想一下你要在美术任务、程序任务和文本任务之间反复横跳，短时间内多次切换，没有比这更无谓耗费注意力和没有效率的了。因此，适合我们大脑工作模式的处理方法为将同一类型的任务集中处理，处理完成后进行 5 至 10 分钟的休息，再接着处理另一类型的任务。
⚠️ 重要！在完成最耗费脑力的任务时间段内不要管其它事。
道理我们都知道，在做一件重要的事情时要尽量保持一个专注的状态。但是实际做起来会困难的多，也许会有同事来你工位找你，也许会有新的工作信息艾特你…
这时候有两种办法让自己尽可能不受干扰：
- 用笔记本电脑或平板的人可以找一间空的会议室或者去一家楼下的咖啡店带上耳机找个位置工作。让想要来你工位的同事找不到你。如果真的有急事，他们会加急你或者语音你，除此之外的情况一律不要管。
- 所有工作群聊设置免打扰，并且电脑上消息的弹窗提示只显示加急艾特你的。正常艾特你的一律专注时间过后在时间段之间的空闲时间或者 E1、E2 时段再处理。每个人肯定有很多群聊，几乎每分钟都有新消息出现。如果每出现一条信息你都要分一部分注意力去看，你是不可能进入心流状态的。
Extra：相关的工具和 Apps
喜欢用纸质笔记本或用电子手写手账的人可以选择印有竖版时间轴的计划本（如国誉自我手账和采用类似排版的 PDF 模板）。
习惯使用手机和电脑管理事务的人，如果使用的是 Apple 全家桶，可以选择提醒事项加自带日历。如果像我一样，Apple 和 Android 的设备都有使用，可以选择一个功能齐全的全平台待办 app。 国外 app 我推荐 Todoist，国内的话我推荐滴答清单。
我选择用滴答清单的理由有 3 个：
- 可以直接进给滴答清单微信号发信息来添加任务，它们会被加进收集箱。我不用添加的时候想截止日期，能量等级，优先级这些，只需要打字发送就行，极大地减少了记录待办的负担。
- 有丰富的分类方式，可以通过生活领域来分清单，通过任务相关人物或部门等标签来划分，也有过滤器可以通过多个条件来筛选出想查看的任务。
- 清单和日历视图可在一个页面上显示，并可拖拽交互，让安排任务进时间块这件事十分便利。
原则 2：截止日期只是一个参考；掌控自己的时间
我上大学的时候也和绝大多数学生一样，根据老师给我的截止日期来规划我什么时候来做这个作业写这篇论文，常常会拖延到截止日期前一两天赶 due。
这里就涉及到一个叫帕金森定律的管理学概念。它是由英国历史学家西里尔·诺斯科特·帕金森（C. Northcote Parkinson）在 1955 年提出的。定律主要概括为：「工作会膨胀以填满可用于完成它的时间。」拿大学写论文的例子来解释的话，教授可能1个月前就告诉了我们论文作业的要求，我其实只需要 1 到 2 天的专注时间就可以完成它，但因为教授给到我们的截止日期还有 1 个月，所以我迟迟没有动笔，浪费了很多时间。
外人给到的截止日期只是一个参考，它的作用只是告诉你你必须在这个日期和时间前提交成果，但这不代表你真的要花这么多时间或者到别人给你设定的截止日期前一两天才开始。
真正的高效工作在于主动规划和设定自己的时间限制，而非被动接受外部压力。
那如何将这个原则应用到日常的任务管理中呢？ 可以按照以下的步骤：
- 保持将自己的大小任务和待办在知道的时候就快速写下或发送至 app 收集箱的习惯。这就是你的待办任务池。
- 每周复盘时不仅查看定在本周完成的任务的情况，也要浏览一遍收集箱里新添加的任务，根据能量级打上标签。
- 接着进行下一周的安排，先将下周定好要做的任务填入各个时间块。填好后如果有空闲的时间块，这时打开你的收集箱，挑出和时间块能量级一致的任务填入。这些任务可能截止日期还有好一会儿，但这并不应该成为你安排自己的日程的主要考虑因素。
一般这么实行之后，大多任务都会在截止日期前几天，甚至一两周前就完成了。
万一你提交的结果需要调整，甚至比较大程度的修改，因为有提前的时间做缓冲，绝大部分情况下也不会延期。
原则 3：力求完美是毒药，有时做事要 QUICK AND DIRTY
我们常常被「完美主义」的陷阱困住，追求一开始就做到完美无瑕，结果却往往事倍功半，甚至一事无成。将工作从 0 分做到 90 分所需的时间，与从 90 分提升到 99 分所需的时间相当。同时，从 99 分到 100 分也需要相同的时间。这就是汤姆·卡吉尔（Tom Cargill）在 1980年代提出的「90-90 法则」。换句话说，随着工作的推进，提升精度变得愈加困难，即使投入更多时间，效率也会降低。
在工作中，我们可能需要去研究一个全新的系统设计是否可行，可能要去调查一些准备新开拓的市场的数据……这些任务的结果有很大的不确定性，任务达成的途径也没有太多过往经验可参考，甚至有可能你调查了几个小时发现行不通，或者发现要比预想地更花时间。
这时候想着写一份精美的报告或者 PPT，纠结于报告的形式和排版这些次要的东西是非常不明智的，应该用 「QUICK AND DIRTY」的方式马上进行阶段性汇报。
发现要比预想地更花时间，想要再花更多时间继续的情况：
- 用 15 到 30 分钟左右将所有发现都贴进一个文档里发给相关方，附上一段简短的说明，解释自己目前发现了什么，可行思路和方向是什么，以及为什么需要更多时间。
- 相关方在看到这份「粗糙」的报告后可以了解到你完成这个任务的思路。如果他们觉得你现在的方向有问题，便可以及时沟通看是否要换个方式。只要发现「此时的方向有问题」，就能马上调整方向，踏上正轨。
发现行不通：
- 和相关方写一段自己如何发现很有可能行不通的信息，解释清楚原因和过程即可。
- 「毫无结果」的结果本身就是宝贵的发现。
这个原则本质是快速验证假设的反复循环。要优先得到大致的答案。大致的结果中有 YES 或 NO 的话，就先把调整精确度这件事放一放（如果有必要的话之后再做），而是继续向前推进工作。
快速推进、及时调整，才是高效工作的关键。与其追求完美，不如优先获得成果，这样才能在实践中不断学习和改进。
总结
以上就是我在时间管理方面的三个核心原则：根据能量等级而不是优先级来安排任务、把截止日期当作参考而不是限制、以及在适当时候采用快速验证的方法。
这些原则不仅帮助我提高了工作效率，更重要的是让我能以一个更健康、更可持续的方式来管理时间。希望这些经验能对你有所启发，帮助你在 2025 年建立起属于自己的高效时间管理体系。
时间管理的终极目标不是榨干每一分钟，而是让我们能够更从容地完成重要的事，从自身出发，找到合适自己的步调，享受生活的过程。
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