最近在少数派上看到这篇 最近我的工作笔记方法整理 ，感觉写的非常好，但我比较遗憾的是这篇讲的重点还是在「怎么记」上，在「怎么查、怎么用」上着墨较少。我一直认为，工作笔记被记录只是它发挥的第一层价值，能将每一条笔记纳入流程和体系中被不断复用，才能形成一个有生命力的笔记系统。这里跟大家分享一下我的工作笔记思路。

当代职场牛马的困境

作为打工人，为什么要记录工作笔记？简单来说：为了留痕复盘，为了追踪进展，为了规划时间精力，为了复用知识，为了总结汇报。最重要的是，为了让我在不工作的时候彻底忘掉工作。一句话，工作笔记要能成为你外置的工作专用的第二大脑，帮你记录，帮你回忆，帮你集中注意力，而且能快速安装和卸载。

相信在职场工作的大家经常需要同时处理多个任务，而任务和任务之间有的有业务联系、有的则零零碎碎。这一方面要求我们能在多个业务方向中快速切换，及时响应，另一方面，复杂的业务场景还要求我们对每个项目的整体脉络有清晰的把握，有能力进行长达数个月的项目跟进；同时，现代即时通信工具又导致不断有新的突发情况来打断你当下的工作状态，例如同事突然找你沟通一个数周前甚至数月前的信息。这样的「多线程+长跨度+频繁打断」的组合拳打下来，任谁都没招。作为人类的我们本质上是一种单线程的生物，注意力和记忆力都是有限的，长期的多线程任务对我们的大脑是有害的。

因此，一套理想的工作笔记系统，应该可以支撑我们进行长周期、多线程的项目进度追踪和工作知识管理，帮助我们在任何时候都能快速且系统地回忆起任意项目的前因后果和当时的操作细节，并尽可能进行知识的复用，减少重复思考，从而让我们能在工作时更加安心的专注在当下的任务中，减轻负担，被打断了也能快速恢复，而工作之外可以放心地忘掉工作，摆脱烦恼。

工作笔记的两条主线：时间&项目

目前的工作笔记一般有两种思路，一种是日志型，一种是项目型。

日志型，就是以日为单位，用类似格子日记的方式分门别类地记录当天的流水和待办，每天一个文档。日志的好处在于记录方便、摩擦力小；问题则是，你会发现很多项目的工作进展和细节分散在各处，很难进行有效整合，复盘检索时极容易遗漏，对于长期的复杂项目，也难以进行整体思考。

项目型，就是每个工作任务单独建设一个文档，文档内包括这个项目内的所有前因后果、工作内容和结果产出。项目型的好处在于信息记录完整，容易整合。缺点在于一方面缺少时间上的维度，同时输入门槛高、摩擦力大，每次记录都要找对应的项目，而零散的、不属于特定项目的信息容易丢失；对于复杂的项目，可能要不断更改项目文档的结构来适应工作变化，导致最终的项目文档缺乏演变信息，丢失过程记录。每个项目之间相对独立，难以梳理多个项目之间的关联。

因此，我考虑将两种记录方法整合起来，使得信息既可以用日志的形式进行快速记录，又可以用项目的形式进行整合，通过两种线索进行定位。接下来，我会具体讨论一下工作笔记要记什么，怎么记，怎么用。

工作笔记的元素

工作笔记系统的复杂点在于，它要兼顾信息资源管理和项目管理。

信息资源管理上，工作中的多数信息包含在工作日常的流水中，例如业务动作、沟通记录、工作产出、会议纪要等流水记录。同时，在工作中也会学习、沉淀、积累一些通用的长期知识，如行业知识、工作流程（SOP）、工具和账号、关键联络人（POC）、代码和数据口径等。

项目管理方面，分为长期和短期。长期的项目管理，是指对一个复杂项目进行决策判断、路线规划、任务拆分，最终形成具体的待办事项；短期的项目管理，就是每日对所有未完成的待办任务进行当前阶段的时间、精力、资源的分配和排序，逐个执行。

所以，整体流程是这样的：我们有一个长期的项目或复杂任务（如XX专项），它被拆分成了一个个具体的任务（如x月x日前完成设计稿/计算数据/完成代码），每日要处理的未完成的任务就是当日待办，在执行的过程中会产生新的日志记录（每日工作进展、会议纪要、个人思考、研讨结论等），中间会使用和积累各种知识资源（工具、知识、流程、联系人等）。

对应着，我们有了这个笔记系统的4个基本元素，也就是4种要记的内容：

  • 项目：复杂的可拆分的工作项目（自上而下），或由一系列相关任务形成的归纳结构（自下而上），用于进行长期的项目追踪概览。
  • 任务：拆分出的单项待办，有明确开始、结束节点和结果输出，用于聚焦在短期的待办管理。
  • 日志：每日新增的流水记录，是工作事件的最小颗粒度，如工作进展、会议纪要和外部事件记录，也可以记录番茄钟等短期工作区间，用于备忘和复盘。
  • 知识：沉淀总结下来的可复用的工作资源。
4个元素的关系

这4种内容是紧密关联的，尤其是项目和任务之间并没有清晰的边界，一个简单的任务不断延伸可能逐渐成长为一个大项目；项目的层级也是不固定的，项目下的一个任务能被拆解成子任务，子任务也能不断拆分为更小的任务。因此，这里的项目指的不是项目记录本身而是项目结构，是你组织工作的线索，是不断成长和变化的工作脉络。我们通过未完成的任务来确认当下聚焦的事务，通过项目结构来快速回顾工作的长期进展和前因后果。于是，我们有4个核心使用场景：

  1. 聚焦：查看当前所有待办任务
  2. 概览：回顾项目整体脉络和进展
  3. 记录：记录流水日志和可复用的知识
  4. 查询：查阅工作知识、工作记录、项目路线

有了使用场景，就可以具体设计工作笔记的模块了。

工作笔记的模块与布局

这里我们使用Notion来搭建。主要有3个原因：

  1. Notion 数据库的关联、嵌套、函数和自动化等功能一起提供了非常高的能力上限，如层级结构、自动关联、自带时间戳、动态筛选。
  2. Notion 的数据库和文档页面可以无缝融合，数据库内可以直接查看文档详情，文档内可以展示复杂的数据库筛选逻辑；页面布局灵活，可以在一个页面内最大化展示内容，数据库页面还可以进行侧边预览，不需要来回跳转，减少操作摩擦。
  3. 通过数据库视图，可以做到「多处记录，一处汇总」。

如前面所讲，我们有 4 种要记录的内容，其中项目和任务本质上是同一种内容，只是在结构层级上有差异，我们可以使用 Notion 数据库的「子项目」功能来构建项目结构，因此我们只需要建立3个数据库表：任务表、日志表、资源表。其中任务表是核心，分别与日志表和资源表关联。

具体功能模块如下：

1. 主页

主页布局
  1. 日志模块：对当天流水事件的简单记录，如会议、沟通、外部事件等，也可以记录番茄钟、Timeboxing 等个人工作模块；和项目有关的日志可以关联到具体任务上。通过直接在日志内输入 /now /follow /wait /done 等指令，可以直接记录和控制关联任务的完成状态或者控制任务的优先级。
  2. 回顾模块：以周为单位，回顾最近每日新增日志和新完成的任务，用于每周复盘和年终撰写工作总结。
  3. 项目模块：项目模块是日常工作的主要空间，包括两个部分
    1. 项目概览：在项目模块构建项目-任务-子任务的层级构建，并进行状态维护。查阅所有已完成和未完成的工作进展。所有子任务都完成的项目会自动归档。
    2. 待办聚焦：将项目中未完成的任务单独抽出展示，形成当日待办列表。
  4. 知识管理模块：记录和查阅所有沉淀知识。这部分相对独立，依赖自己的持续维护和整理。

2. 任务详情页

任务详情页布局
  1. 工作详情记录：Notion 比较灵活的一点就是可以在数据库条目内继续记录文档，可以把所有的工作具体细节写在文档正文内。
  2. 进度日志记录：通过数据库的关联功能，分散在不同天的日志可以在日志详情页内聚合展示。
  3. 项目结构编辑：通过筛选，可以之显示当前任务所在的项目树，并进行项目结构的维护。关于如何筛选特定的项目树，可以参考我的另一篇文章： Notion数据库多层树状结构的筛选技巧 - 少数派。

最后的一点讨论

  1. 可不可以不用 Notion？
    • 当然是可以的，一些双链笔记也可以做到通过反向链接实现将零散的日志通过项目聚合，有的也支持通过数据库管理待办（如 Obsidian 的一些插件）。我不是来卖模版的（笑），所以欢迎大家尝试在不同工具软件上实践这套方法，并和我分享。
  2. 为什么要做这么复杂？总的来说有3个原因：
    • 零散的记录难以产生价值，且容易被遗忘，需要通过线索来梳理和索引。使用「时间+项目」的双维度对记录进行定位，可以最大化的发挥工作日志的效果。
    • 项目结构通常是在实际工作中逐渐生长出来的，多层级数据库可以在对项目进行结构化的情况下保证最大的灵活度；
    • 待办聚焦+项目概览，可以让你快速在工作模式和思考模式之间切换。

其实，很多专业的项目管理工具上都可以进行单个项目的拆分概览和跨项目的未完成任务汇总，有的还附带每天的工时统计，可以将精确到小时分钟的工作时间关联到具体待办上，但附带日志功能的则不太常见（也可能是我孤陋寡闻）。况且很多项目管理软件更偏向协作和规划，目的并不在于记录和知识管理，对于个人使用来说还是太重了。

这套工作笔记系统更加侧重记录和归纳，方便事后的复盘和汇报，弱化了事前的计划。我个人觉得，详实的记录可以减轻头脑的负担，过度的计划则容易带来焦虑。公司里老板对你的计划已经够多了，自己还是尽量放过自己吧。

以上。

（如果想看其他内容，欢迎来看我的主页： https://eddieship.notion.site/ ）

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